「Dropbox Paper」はビジネスシーンでも大活躍

有名なオンラインストレージサービスであるDropbox。これをさらに便利に使える「Dropbox Paper」という新サービスをご存知ですか?

Dropboxは、ファイルなどの共有や保存を行うサービスですが、Dropbox Paperを使うことでさらにドキュメントの作成や保存、共有が可能になりました。特に、会社の会議資料や報告書など、複数人でファイルを作成・共有する機会の多い人には使い勝手のいいサービスです。

その基本的な使用方法をご紹介します!

Dropbox Paperとは?

「Dropbox Paper」はビジネスシーンでも大活躍

Dropbox Paperとは、Dropboxが提供するドキュメント共有サービスです。
保存・共有だけでなく、オンライン上で文書などのドキュメントを作成・編集することが可能なのです。

複数人が同時にアクセスし、リアルタイムで反映していくことで情報の共有が速くなり、仕事の効率もアップします。ブラウザ版のほか、モバイルアプリ(iOS・Android)からも利用でき、外出先でも手軽にアクセスすることができます。

すでにDropboxアカウントを持っていれば、そのまま使えますし、まだ持っていなければ、あらかじめアカウントを作っておきましょう。また、Paperで作成するドキュメントやフォルダには制限がなく、Dropboxのストレージ容量にも影響しません。(2018年4月現在)
容量を心配せずに使えるのはうれしいですね。

アカウント作成やダウンロードは公式HPから。
https://www.dropbox.com/

ドキュメントの新規作成方法

「Dropbox Paper」はビジネスシーンでも大活躍

まずは基本となる、ドキュメントを新規作成する方法からご説明しますね。

1.    Dropboxを開きます。

2.    左のメニューから【Paper】を選択します。

「Dropbox Paper」はビジネスシーンでも大活躍

3.    表示された画面から【使ってみる】をクリックします。Dropboxにログインしていない、または未登録の場合は、ここでログイン・登録を行ってください。

4.    「プロジェクト プラン」や「ミーティング議題」など、ビジネスでそのまま使用できるテンプレートが用意されているので、それらを選択します。または、スキップするとプレーンなドキュメント作成画面が表示されます。
これでDropbox Paperを使う準備が整いました!

ドキュメントをほかの人と共有する場合は、右上の【招待する】をクリックし、【宛先】に相手のメールアドレスを記入して送信すると、そのドキュメントへの招待メールが送られます。

Dropbox Paperの便利な機能

「Dropbox Paper」はビジネスシーンでも大活躍

Dropbox Paperに数多く備わっている機能の一部をご紹介します。


会議に便利なプレゼンモード
「Dropbox Paper」はビジネスシーンでも大活躍

右上の【…】をクリックし、【プレゼンモード】を選択すると、新しいウィンドウまたはタブが開き、会議室でも見られるような大きな文字で表示されます。
プレゼンモードにしているときでもドキュメントの編集は可能ですから、会議を行いながらリアルタイムで更新していけるのが便利ですね。ただし、その編集はプレイモードには反映されません。

画像やテキストにコメントをつける
画像やテキストを選択すると表示されるツールバーの右側に、【コメントを残す】というアイコンがあります。そこにコメントを書き込み、【投稿】をクリックすると、画面右にコメントが表示されます。
誰のコメントかもアイコンでわかるようになっており、リアクションをつけたり、返信することも可能です。
【解決済み】をクリックすると、そのコメント欄は閉じます。

画像や動画の挿入
画像や動画も簡単に挿入することができます。
まず、何も入力されていない行にカーソルを合わせると、ツールバーが出てきます。

「Dropbox Paper」はビジネスシーンでも大活躍

その中から、【画像を挿入】のアイコンをクリックすると選択画面が表示されるので、画像を選んで【開く】をクリックすればOKです。
このとき、同時に複数選択すると、3枚まで横並びに表示されます。
画像は置き換えやコメントもつけることが可能です。

ツールバーで左の【メディアを追加】をクリックすると、YouTubeなどの動画も挿入することもできます。
ほかにも、Dropboxファイルの挿入、表の挿入、To-Doリストの作成、箇条書きなどの機能があります。

地図の埋め込み
ドキュメント上にウェブ上の地図を埋め込むこともできます。

「Dropbox Paper」はビジネスシーンでも大活躍

Google Mapsを開き、埋め込みたい場所を指定した状態で左のメニューから【共有】をクリックします。【地図を埋め込む】をクリックするとHTMLが表示されるのでそれをコピーし、ドキュメント上にそのまま張り付けます。
すると、自動的に地図が表示されます。スクリーンショットとは違い、拡大縮小などもできるので、便利ですよ。

目次の作成
内容が多くなってくると、見たい部分を探すのが大変になってきますよね。Paperには見出しを作ると自動的に目次を作成できるツールもあります。

「Dropbox Paper」はビジネスシーンでも大活躍

見出しにするテキストを選択すると、ツールバーが表示されます。そこから【H1】または【H2】をクリックして見出しを作成します。
すると、画面左端に線が現れます。そこにカーソルを合わせると、見出しが目次となって表示されます。
ドキュメントが長くなっても、見たい内容にショートカットで飛ぶことができるようになります。

スキャン機能
iOS・Androidアプリを使うと、紙やホワイトボードに書かれた内容をスキャンすることもできます。
アプリの【ドキュメントをスキャン】機能を使い、文書化するコンテンツの写真を撮るか、カメラロールにある既存の画像を選択します。
スキャンする場合は、対象が平らな状態で、光の反射がないこと、対象物の真上から撮ることなどに気をつけてください。また、画面上にスキャン対象のもの以外が入らないようにしましょう。

スキャンが完了すると、編集画面が表示されます。必要に応じて並べ替えや調整などを行ったら、【次へ】をタップして【設定】画面へ。ファイルに名前を付けるなどの設定を行ったら、保存先を指定し、保存します。

オフラインモード
iOSやAndroidのアプリでは、インターネット接続がない状態でもドキュメントの新規作成や編集、コメントの追加などが可能です。
オフラインで編集した内容は、アプリがオンラインになるとクラウド上に反映されます。

Dropbox Paper まとめ

「Dropbox Paper」はビジネスシーンでも大活躍

独自性の高い様々な機能で、便利に使えるDropbox Paper。
チームを組んでプロジェクトを行う際には最適なツールと言えるでしょう。
スムーズな連携や
ぜひ試してみてくださいね!

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